Tugas Softskil Teknologi Informasi Auditing

Tugas Softskil Audit Teknologi Informasi

11. Pengertian Teknologi Informasi Auditing.

            Audit teknologi informasi/Information technology audit adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari insfrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemprosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan system informasi dalam sebuah perusahaan. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit computer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah asset system informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integrative dalam mencapai target organisasinya.

11.1       Konsep-konsep auditing PDE.

            PDE sebagai serangkaian kegiatan engan menggunakan computer untuk mengubah informasi yang masih mentah (data) menjadi informasi yang berguna yang sesuai dengan tujuannya. Rangkaian kegiatan pengolahan data tersebut terdiri dari lima bagian yaitu: inputting, storing, processing, outputting,dan controlling.

   Berikut adalah konsep-konsep auditing PDE :

1.      Evidence

2.      Due Auditing care

3.      Fair presentation

4.      Independence, dan

5.      Ethical Conduct

11.2       Teknologi PDE auditing.

           Auditing PDE sebagai terhadap informasi yang dihasilkan dari lingkungan yang terkompensasi. Auditor system informasi yang terlatih menerapkan teknik audit dengan bantuan computer, disebut juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan untuk menganalisa data, contoh data transaksi penjualan, pembelian, transaksi aktivitas persediaan, aktifitas nasabah, dan lain-lain. Sesuai dengan standart auditing ISACA (Information System Audit and Control Association), selain melakukan pekerjaan lapangan, auditor juga harus menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksan yang dilakukan.

11.3       Jenis-jenis PDE auditing.

1. Systems and Processing Facilities.

   Pemprosesan data melalui aplikasi perangkat lunak computer yang dikelola melalui suatu     system.

2. Information Processing Facilities.

   Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk   mengolah informasi di suatu organisasi.

3. System Development.

   Adalah bagian dari proses pembangunan mauoun pengembangan dari system yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4. Manajement of IT and Enterprise Architecture.

   Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen.

5. Client/server, Telecommunication, Intranets, and Extranets.

    Komputer, peralatan telekomukasi, system jaringan komunikasi data elektronik (Intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolah data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi.     

12.  Perencanaan Dan Analisis Sistem.
       

            Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.tujuannnya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

12.1 Perencanaan sistem dan analisis kelayakan.
• Analisis kelayakan
Tujuannya adalah :
a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.
b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

• Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :
1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.
2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi
sebagai focus pengembangan sistem.
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan
perancangan awal sub system tertentu.
7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

• Tugas – tugas analisis kelayakan :
1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
2. Pembentukan sasaran sistem baru.
3. Pengidentifikasian para pemakai sistem

• Metode penentuan penganggaran modal :
1. Payback period
2. Net present value
3. Internal rate of return
4. Modified internal rate of return.

• Ukuran kelayakan :
1. Teknologi
2. Ekonomi
3. Non ekonomi
4. Organisasi atau operasional
5. Jadwal

12.2 Langkah-langkah analisis system.
Langkah-langkah analisis sistem :
1. Identify , mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
a. Mengidentifikasi penyebab masalah
b. Mengidentifikasi titik keputusan
c. Mengidentifikasi personil – personil kunci
2. Understand, memahami kerja sistem yang ada
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel
3. Analyze, Menganalisis sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Report , membuat laporan hasil analisis.
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:
1. Analisis telah dilakukan,
2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen,
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan.

12.3 Teknik-teknik pengkumpulan fakta.
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan.
Ada tiga sumber yaitu :

1.Sistem yang berjalan
menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

2.Sumber internal lainnya
Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi

3.Sumber eksternal
Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan.

12.4 Teknik-teknik mengorganisasikan fakta.
Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :
• Analisis pengukuran kinerja
• Analisis Distribusi kerja
• Analisis Fungsional
• Analisis Matriks

12.5 Analisis sistem terstruktur.
Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka 

  

13. Perancangan Sistem.

            Mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhanya. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.

13.1  Langkah – langkah Perancangan Sistem.

Perancangan system dapat disebut sebagai formulasi cetak biru sitem yang lengkap.

a.   Evaluasi Alternative.

   Perancangan system harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik.Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternative-alternatif terutama rancangan.

b.      Pembuatan Spesifikasi.

   Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja lembur dari keluaran ke masukan.Sejalan dengan tujuan-tujuan system perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.

c.       Penyampaian Spesifikasi.

   Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian-rincian yang barkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

 13.2  Pertimbangan-pertimbangan Perancangan Umum.

a.  Perancangan Keluaran.

   Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efktifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karena investasi dalam system informasi sama seperti  pengeluaran anggaran modal lainnya—harus dievaluasi dengan dasar  biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan hasil manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu.

b.      Perancangan Database.

   Ada beberapa prinsip penting yang di terapkan dalam perancangan database.arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus di padukan.Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan .Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi , yaitu seluruh unsure-unsur data dimasukan dalam format standarddan membuat nama jika digunakan untuk digunakan lebih dari satu tempat .

c.  Pemrosesan Data.

   Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Penting untuk memastikan bahwa seluruh system pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum .Sering kali perusahaan harus menetapkan tingkat kompabilitas tertentu antara , computer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor atau system pemrosesan kata .

13.3 Teknik-teknik perancangan.

Bagan Arus (FlowChart).

Merupakan alat yang digunakan untuk :
a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
b.      Mendesain sistem baru
c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.      Dokumen flowchart
2.      Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen.
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan

Bagan Arus Sistem.
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
–  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
–  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
–  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program.
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)
Elemen dalam suatu DFD :
a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Bagan IPO dan HIPO.
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
– Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

14. Implementasi Operasi dan Pengendalian Sistem.

Tiga langkah utama implementasi sistem:
1.Menetapkan rencana dan pengendalian
2.Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan
3.Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru

Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain:
– Menyeleksi dan melatih personel
– Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain sistem
– Menulis dan menguji program-program komputer
– Pengembangan standar
– Dokumentasi
– Konversi file

14.1 Implementasi Sistem.

   Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

   1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

   2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap

   3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

14.2 Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi.

   Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .

a.      Anggaran Sistem Informasi.
Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi .

b.      Hakekat Biaya Informasi.
Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .

c.       Pengendalian Perolehan.

Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok .

14.3 Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi.

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

a.       Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
•Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
•Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
•Penggunaan log dan register
•Review oleh pihak independent

Ø  Pengendalian Praktik Manajemen.
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

Ø  Pengendalian Aplikasi.

Meliputi:
•Pengendalian otorisasi,
•Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
•Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
•Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

            Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini:
• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik

Ø   Akuntan harus memahami berikut ini :
1. Bagaimana transaksi diawali
2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5. Bagaimana informasi dilaporkan

Jawaban