Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Aplikasi

5. Aplikasi-Aplikasi Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

5.1 Aplikasi-aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1.     Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

2.     Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3.     Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4.     Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

5.     Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

6.     Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

5.2 Aplikasi-aplikasi siklus pengeluaran.

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3. Aplikasi surat bukti.

4. Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1.     Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.     Menerima barang dalam kondisi baik.

3.     Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan    pengeluaran dengan tepat.

4.     Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

5.     Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

6. Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi dan Keuangan.

6.1 Aplikasi-aplikasi siklus produksi.

Aplikasi siklus produksi = siklus yang didalamnya terdapat aspek-aspek untuk memproduksi barang atau jasa

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Perancangan Produk

2. Perencanaan dan Penjadwalan

3. Operasi Produksi

4. Akuntansi Biaya

6.2 Aplikasi-aplikasi siklus keuangan.

Aplikasi siklus keuangan = Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan.

Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

1. sistem pemilikan.

2. sistem catatan jurnal.

3. Sistem pelaporan keuangan.

1. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

- Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

-      Mengambil pesanan dari pelanggan

-      Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

-      Memeriksa ketersediaan persediaan

-      Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

-      Mengambil dan mengepak pesanan

-      Mengirim pesanan tersebut

-          Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

-      Penagihan ke para pelanggan

-      Memelihara data piutang usaha

-          Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

-      Menangani kiriman uang pelanggan

-      Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

2. Siklus Pengeluaran.

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a)   Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

§  Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

-           Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

§  Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

-          MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

-          JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b)   Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

§  Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

-      Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1.     Memutuskan apakah menerima pengiriman

2.     Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

-      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

1.     Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

2.     Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

3. Siklus Produksi.

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

-          Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

-          Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

-          Operasi Produksi

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk.

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.

-          Akuntansi Biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan  untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

7.      Pengembangan Sistem (Suatu Survei)

Konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi. Analisis sistem merupakan tanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem

1.    Survei sistem berjalan

2.    Menngidentifikasi kebutuhan informasi pemakai

3.    Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

4.    Penyajian laporan analisis sistem

Perancangan Sistem.

Perancangan sistem merupakan formulasi  spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap dalam perancangan sistem:

1.    Evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan

2.    Penyajian spesifikasi rancangan rinci

3.    Penyajian laporan perancangan sistem

7.1Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Konsep siklus hidup mempunyai implikasi bahwa setiap proyek pengembangan sistem harus dibagi dalam tahap-tahap berbeda dengan titik pengendalian manajemen yang formal diletakkan diantara tahap-tahap.

Rekayasa ulang bisnis.

Rekayasa ulang bisnis adalah istilah yang diterapkan dalam pengembangan sistem dimana seluruh fungsi bisnis dirancang ulang dari dasar. Rekayasa ulang bisnis didorong oleh beberapa faktor. Salah satunya yaitu gerakan gugus kinerja mutu-total quality manajemen dalam bisnis.

1.    Melakukan sesuatu lebih banyak dengan cara yang lebih sedikit.

2.    Rekayasa ulang dan inovasi proses adalah berpikir-ulang secara fundamental dan merancang-ulang proses.

3.    Peran teknologi informasi merupakan alat tepat untuk melakukan inovasi proses.

7.2Standar-Standar Dokumentasi.

Format khusus dari dokumentasi pengembangan sistem biasanya disebutkan dalam standar-standar dokumentasi pengembangan sistem organisasi.

1.   Studi kelayakan: analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau  tidak. Tujuannya untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.

2.   Diagram arus logis

3.   Kamus-kamus data: mendokumentasikan muatan khusus basis data

4.   Perancangan konseptual: dasar perancangan sistem yang rinci.

5.   Laporan perancangan sistem: translasi dari laporan perancangan konseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai perancangan sistem secara fisik

6.    Bagan alir dan tabel keputusan

7.   Deskripsi program

8.   Prosedur-prosedur operasi, manual berjalan. Manual berjalan adalah kumpulan dokumen yang terorganisasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu

9.   Deskripsi berkas; prosedur-prosedur memasukkan data

10.  Rencana pengubahan

11.  Skedul operasi dan perwatan

12.  Rencana audit

13.  Komentar pemakai

7.3Teknologi dan praktik pengembangan sistem

Pengendalian Produktivitas Analis/Pemrogram.

Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum, dan dalam sebagian besar format abstraknya, merupakan jenis dari logika simbolis, yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program. Structured programming meliputi pengembangan standar rancangan program yang menspesifikasikan bagaimana cara para pemrograman dan bagaimana program-program dirancang secara memadai

Computer aidded software engineering (CASE).

CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis dan mengurangi biaya pengembangan. CASE terdiri atas beragam peralatan:

1.    Repositori (pusat CASE)

2.    Peralatan pendiagraman

3.    Pemverifikasi syntax

4.    d. Prototyping

5.    Pembuatan kode

6.    Manajemen proyek

Rekayasa Ulang.

Adalah proses pengutipan segmen-segmen kode yang digunakan ulang dari perangkat lunak yang ada, kemudian merestrukturisasi kode ini untuk meningkatkan efisiensi dan kegunaan ulangnya.

Pengendalian Perubahan Progam.

Pengendalian perubahan program memperhatikan pemeliharaan program aplikasi. Tujuan pengendalian itu adalah untuk mencegah penggelapan yang potensial dan perubahan yang tidak terotorisasi sebelum progam-program diuji dan disetujui.

Pemisahan Tugas.

Dokumentasi perubahan program harus diakumulasikan dalam perubahan program, yang menyediakan akumulasi perbuahan untuk setiap program aplikasi terpisah.

Administrasi Basis Data (DBA).

Fungsi administrasi basis data (DBA) merupakan hal penting dalam perancangan dan pengendalian seluruh elemen manajemen data dan sistem basis data. Fungsi DBA seperti pendefinisan data dan keamanan data, sc tradisionaldilaksanakan secara terpisah, barangkali juga oleh orang yang berbeda, untuk setiap program aplikasi terpisah dan berkas-berkas yang berkaitan.

7.4  Perencanaan Dan Pengorganisasian Proyek.

Seleksi Proyek.

Jika sumber daya organisasi terbatas, sumberdaya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang dapat menghasilkan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggungjawab dewan pengarah(steering committee) atau unit organisasi lain untuk menjamin adanya partisipasi pemakai dalam proses seleksi.

Tim Proyek.

Pimpinan proyek memiliki tanggungjawab langung kepada dewan pengarah dalam hal perkembangan dan penyelesaian proyek. Dewan pengarah atau unit organisasi serupa digunakan sebagai jaminan adanya keterlibatan pemakai dalam pekerjaan di departemen sistem informasi.

Perincian Proyek Ke Dalam Tahap-Tahap Dan Tugas-Tugas.

Untuk merencanakan dan mengendalikan proyek secara efektif, aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dirincikan atau dipilah-pilah menjadi daftar tugas dan tahap-tahap yang lengkap. Tujuan perincina proyek adalah membantu penugasan dan pengendalian tenaga kerja dan sumberdaya proyek lainnnya.

Estimasi Waktu.

Mengestimasikan wakt penyelesaian tugas secara akurat untuk proyek sistem merupakan hal yang sulit karena adanya ketidakpastian-ketidakpastian yang inheren dalam pengembangan sistem.

Pengukuran kerja mencakup empat dasar:

1.   Identifikasikan tugas-tugas yang akan diestimasikan

2.   Untuk setiap tugas, estimasikan total ukuran atau volume tugas dalam suatu pola tertentu

3.   Konversikan estimasi ukuran atau volume ke dalam estimasi waktu dengan mengalikan estimasi ukuran  atau volume dengan tarif pemrosesan standar atau yang diestimasikan

4.   Sesuaikan tarif pemrosesan yang diestimasikan untuk mempertimbangkan masalah-masalah seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau pembaruan tugas-tugas.

Contoh Kasus.

Dalam suatu perusahaan terdapat beberapa divisi yang bertanggung jawab pada setiap jobdes yang diberikan oleh management perusahaan tersebut. Untuk aspek yang  saya akan jabarkan pada contoh kasus hambatan pengembangan sistem informasi ini adalah :
1.    Pada bidang sumber daya manusia (SDM), terdapat beberapa kelemahan suatu perusahaan apabila SDM nya tersebut kurang di sorot. Karena pada bidag SDM ini merupakan bagian terpenting dalam suatu perusahaan yang sudah mulai berkembang dan akan melebarkan divisinya yang semakin terstruktur. Jadi ketika disuatu perusahaan tersebut kekurangan SDM sebegai penunjang komunikasi yang akan mengembangkan suatu perusahaan tersebut, maka untuk kendala pada sistem informasi ini akan menjadi suatu permasalahan penunjangnya.

2.    Pada bidang Tekhnologi, untuk suatu perusahaan yang mempunya sistem informasi yang canggih, pasti harus dibutuhkan suatu tekhnologi yang akan menunjangnya. Tekhnologi biasa dikembangkan oleh perusahaan pada divisi IT yang mana kecanggihan technologi dunia maya maupun suatu technologi fisik benda yang akan menunjang jalannya produktifitas perusahaan tersebut.

3.    Pada bidang COST(biaya pengeluarang perusahaan). Nah merupkan kendala yang perlu dicatat pada suatu perusahaan, karena semakin perusahaan itu mengembangi luas bidangnya maka akan menimbulkan timbal balik biaya yang harus dikeluarkan perusahaan juga pasti bertambah besar. Contoh untuk biaya di bagian SDM(pembiayaan gaji karyawan), kemudian biaya operasinal yang dikeluarkan oleh perusahaan, dan lain lain.